Personel hareketliliğinden faydalanacak personele verilecek olan gündelik miktarı gidilen ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak hesaplanır. Tabloda gösterilen miktarlar Avro cinsindendir.
| Ülke Grupları | Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler | Günlük hibe miktarları (Avro) |
| 1. Grup Ülkeler | Almanya, Avusturya, Belçika, Danimarka, Finlandiya, Fransa, Hollanda, İrlanda, İtalya, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç Programla İlişkili Olmayan 13. ve 14. Bölge Ülkeleri |
171 |
| 2. Grup Ülkeler | Güney Kıbrıs Rum Yönetimi, , İspanya, Malta, Portekiz, Yunanistan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Letonya, Slovakya, Slovenya |
153 |
| 3. Grup Ülkeler | Bulgaristan, , Hırvatistan, Kuzey Makedonya, Litvanya, Macaristan, Polonya, Romanya, Sırbistan, , Türkiye* |
133 |
| Diğer Ülkeler | 1-12. Bölge Ülkeleri | 190 |
* Yalnızca yurt dışındaki bir işletmeden ya da ECHE sahibi olmayan yükseköğretim
kurumundan ders vermek üzere davet edilen personel için kullanılmaktadır.
** 14 günden daha uzun süren personel hareketliliği faaliyetlerinde; 15’inci ve sonrası
günler için yukarıda verilen günlük hibe miktarının %70’i gündelik olarak esas alınmalıdır.
Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da gerçekleştirilen faaliyetin türüne uygun faaliyet
yapıldığı belgelenemeyen günler için hibe ödemesi yapılmaz.
Personelin faaliyet süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce tahminî olarak hesaplanır. Faaliyet sona erdikten sonra gerçekleşen kesin süreler ve hibeler tekrar hesaplanmalıdır. Personelin faaliyet süreleri kısmen veya tamamen hibelendirilir veya faaliyet tamamen hibesiz yani “sıfır hibeli” olarak gerçekleştirilebilir. Faaliyet süresinin kısmen hibelendirilmesi halinde, hibe verilecek süre personel hareketliliği için 2 günden kısa olamaz. (İşletmelerden davet edilen personel için 1 günden kısa olamaz). Faaliyetten önceki bir seyahat günü ve faaliyeti takip eden bir seyahat günü için bireysel destek hibesi verilebilir.
Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personele ödenecek seyahat desteği hibe miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmelidir. Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden, faaliyet yerine kadar olan iki nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.
| Seyahat Mesafesi | Standart Seyahat Hibe Tutarı (Avro) |
Yeşil Seyahat Hibe Tutarı (Avro) |
| 10 ila 99 KM arasında | 28 | 56 |
| 100 ila 499 KM arasında | 211 | 285 |
| 500 ila 1999 KM arasında | 309 | 417 |
| 2000 ila 2999 KM arasında | 395 | 535 |
| 3000 ila 3999 KM arasında | 580 | 785 |
| 4000 ila 7999 KM arasında | 1188 | 1188 |
| 8000 KM veya daha fazla | 1735 | 1735 |
Genel kural olarak 500 km’nin altındaki mesafelerde katılımcıların düşük emisyonlu ulaşım araçlarıyla seyahat etmeleri beklenmektedir.
Seyahatin başlangıç noktasının gönderen kuruluşun bulunduğu, faaliyetin gerçekleştirildiği yerin de ev sahibi kuruluşun bulunduğu yer olduğu varsayılır. Seyahat başlangıç noktasının gönderen kurumun bulunduğu şehirden farklı bir şehir olması ya da faaliyetin ev sahibi kurumun yerleşik olduğu şehirden başka bir şehirde gerçekleşiyor olması halinde, değişiklik seyahatin farklı bir mesafe bandına girmesine yol açıyorsa, seyahat faturaları istenir ve gerçekleşen mesafe bandına göre hibe verilir. Farklı bir başlangıç noktası ya da faaliyet yerinin rapor edilmesi halinde bu farklılığın sebebi raporda belirtilir, olası denetimlerde sunulmak üzere seyahat başlangıç ve bitiş noktalarını gösteren belgeler ve faturalar personel dosyasında muhafaza edilir. Yukarıdaki tabloda yer alan mesafe bantlarına göre tahsis edilen seyahat hibesinin, toplam seyahat masraflarının en az %70’ini karşılamadığını kanıtlayan katılımcılar, belgelendirmek kaydıyla istisnai seyahat masrafı talep edebilirler. Bu kapsamda alınabilecek hibe toplam seyahat masraflarının %80’ini geçemez. Ancak bu durumda mesafe bandına göre ayrıca seyahat hibesi ödenmez. Yararlanıcı, katılımcının istisnai seyahat masrafları harcamalarını hibe sözleşmesindeki bütçe aktarım hükümleri uyarınca ilgili kaynağa aktarım yapmak suretiyle karşılar.
Yukarıda belirtilen durumlar dışında, seyahat hibesi götürü usulde verileceğinden, personelin
seyahat giderini gösteren belgelerin dosyada saklanmasına gerek bulunmamaktadır. Bununla
birlikte, yükseköğretim kurumu tarafından, seyahat günleri için bireysel destek hibesi
verilmesi kararlaştırıldıysa, gidiş-dönüş günlerini tespit etmek üzere, uçuş kartları,
otobüs/tren biletleri/pasaport giriş çıkışları gibi seçeneklerden uygun olan belgeler
saklanmalıdır.
Gerektiğinde, seyahat günleri için en fazla iki gün ve yeşil seyahat kullanılması durumunda en
fazla altı gün olmak üzere, faaliyet öncesi ve sonrası seyahat süresi için bireysel destek hibesi
verilebilir.
Personele Yapılacak Ödeme
Tutanakla kayıt altına alınan seçim listelerinin ve personel sözleşmelerinin birer kopyalarının proje hesabını tutan ve ödemeyi yapacak ilgili birimlere (strateji geliştirme, mali işler, muhasebe birimi vb.) imzalı olarak iletilmesi ve ödeme aşamasında, ödeme belgesinde yer alan yararlanıcı bilgileri ile hibe tutarının söz konusu listelerde yer alan bilgiler ile tutarlılığı kontrol edildikten sonra ödemenin yapılması gerekmektedir. Yükseköğretim kurumu, mümkün olan durumlarda, AB Komisyonu tarafından ödenen hibelerin Merkeze ulaşması ve Merkezin de yararlanıcı kuruma bu hibeyi aktarması şartı ile yararlanıcıya faaliyet dönemi başlamadan veya yurt dışına çıkmadan önce ödeme yapar. Hibe ödemeleri AB ile Türkiye arasında Erasmus+ programının yürütülmesine ilişkin olarak imzalanan anlaşmalarda yer alan vergi istisna hükümleri dikkate alınarak Avro olarak yapılır. Faaliyetin gerçekleşmediği durumlarda yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Ödeme yapılmışsa iade alınır.
Yükseköğretim kurumu, hareketliliğe hibesiz olarak seçilen personeli, kurumsal destek hibesinden aktarım yapmak suretiyle veya ek kaynak bulunması gibi nedenlerle hibelendirmeye karar vermesi durumunda, hibelendirmeyi başarı sırası gözeterek yapabileceği gibi tüm hibesiz personele eşit uygulanacak bir hibe tahsis kararı da alabilir. Her iki durumda da hibe tahsis kararı seçim Komisyonu tarafından kayıt altına alınmalıdır. İlgili değişikliğin yürürlüğe girmesi için her durumda faaliyet bitişinden önce ek sözleşme yapılmalıdır
Hibede Kesinti Yapılması
Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin teslim edilmemesi durumunda (katılım sertifikası) hareketlilik geçersiz sayılır ve personele hibe ödenmez, başlangıçta ödenen hibe tahsil edilir. Ayrıca, planlanandan eksik gerçekleşen ya da uygun olmayan faaliyetlere ilişkin olarak da hibe kesintisi yapılır. İlk planlamada ödeneceği öngörülmesine rağmen ödenmeyen
ve/veya ödendikten sonra personelden geri istenen tutarlar, Merkeze iade raporlanmalıdır. Teknik sebepler haricinde, katılımcı anketini doldurmayan personele hibe hesabına esas olan toplam gerçekleşen faaliyet gün sayısının ve mesafe bandına göre hesaplanan seyahat hibesinin %20’si oranında kesinti yapılır.